اساسنامه

 به نام خدا

اساسنامه اتاق مشترک بازرگانی ایران و انگلیس

بخش اول- كليات

ماده 1- اتاق مشترک بازرگاني ايران و.انگلیس كه در اين اساسنامه اتاق مشترك ناميده مي­شود باستناد بندهاي "د" و "ن" مادة 5 قانون اتاق بازرگاني و صنايع و معادن و كشاورزي جمهوري اسلامي ايران مصوب 15/12/1369  با اصلاحی 15/09/1373 و آیین نامه تشکیل و نظارت اتاق های مشترک بازرگانی، صنایع ، معادن و کشاورزی به موجب پروانه فعالیت شماره ....... مورخ ...... طبق این اساسنامه تاسیس می گردد.

ماده 2-  اتاق مشترک یک تشکل ملی، غیرانتفاعی، غیردولتی ثبت شده در اتاق ایران با ماموریت توسعه فعالیت اقتصادی با کشور ... می باشد که واجد شخصیت حقوقی مستقل است اما از حیث سیاست ها و مقررات تابع  اتاق ایران می باشد.

ماده 3- اتاق مشترك داراي تابعيت ايراني است و مكاتبات و محاورات، مهر، سربرگ­ها و سايت اطلاع­رساني آن به زبان فارسي و عنداللزوم به زبان انگليسي و يا .... خواهد بود. اتاق مشترک کلیه قوانين و مقررات کشور ایران را مراعات خواهد نمود.

ماده 4- دفتر مرکزی اتاق مشترك در تهران واقع است. تغییر محل اتاق مشترک منوط به تصویب هیئت مدیره و اطلاع رسانی به اتاق ایران می باشد. همچنین اتاق مشترک می تواند با کسب موافقت اتاق ایران شعباتی در سایر استان ها تاسیس نماید.

بخش دوم - اهداف و وظايف

ماده 5- اهداف و وظایف اتاق مشترک به شرح ذیل می باشد:

1-5- کوشش در جهت گسترش ارتباطات و مراودات صاحبان صنایع و بازرگانان ایرانی و کشور مقابل در زمینه تجارت، صنعت، خدمات، کشاورزی، معدن و سایر امور مربوطه.

2-5- مطالعه و بررسی بمنظور فراهم آوردن زمینه‌های لازم برای سرمایه‌گذاری­های صنعتی و بازرگانی و معدنی و کشاورزی در دو کشور.

3-5- جمع آوری و ارزیابی اطلاعات آماری و سایر مطالب سودمند در مورد مسایل بازرگانی- صنعتی و اقتصادی دو کشور و قرار دادن این اطلاعات در اختیار متقاضیان ایرانی و کشور مقابل و همکاری با سازمان­ها و مقامات صلاحيتدار ایران و کشور مقابل به منظور تشویق و توسعه روابط اقتصادی بین دو کشور

4-5- گسترش مبادله هیأت­های نمایندگی و اقتصادی بین دو کشور.

5-5- انتشار مجله و کتاب و جزوات و نرم‌افزار ، انتشار بولتن اطلاعاتی در زمینه توسعه روابط اقتصادی بین ایران و کشور مقابل حاوی قوانین و مقررات اقتصادی دو کشور و سایر مطالب مفید و مرتبط  .

6-5- مشارکت در برپایی و اداره نمایشگاه‌ها و سایر فعالیت‌های مشابه، در چهارچوب قوانین مربوط و کمک به مؤسسات، سازمان­ها و اشخاص حقیقی و حقوقي ایرانی و کشور مقابل علاقمند به شرکت در نمایشگاه‌های بین المللی که  در ایران و کشور مقابل برگزار می‌شود.

7-5- برگزاری گردهمایی‌ها و همایش­ها در زمینه توسعه روابط اقتصادی بین دو کشور.

8-5- همکاری و تشریک مساعی با اتاق‌های متقابل در کشور مقابل. 

9-5- کوشش در جهت حل اختلافات ناشی از روابط اقتصادی بین اشخاص حقیقی و حقوقی ایران و کشور مقابل از طریق حکمیت و در صورت عدم توفیق، تشویق طرفین اختلاف به رفع اختلافات از طریق مرکز داوری اتاق ایران.

10-5- اداره امور اتاق با رعایت مقررات این اساسنامه و با همکاری نزدیک با مقامات رسمی، سازمان­ها و مؤسسات ایرانی و کشور مقابل.

11-5- انجام سایر اقداماتی که برای نیل به اهداف فوق ضروری است یا به آنها مربوط باشد.

بخش سوم – عضويت در اتاق مشترک

ماده 6- عضويت بر دو نوع است: عادي و افتخاری.

ماده 7- شرایط عضویت عادی در اتاق مشترک عبارت است از:

1-7- داشتن کارت بازرگانی معتبر يا عضویت معتبر در یکی از اتاق­های بازرگانی و صنایع و معادن و كشاورزي ایران یا اتاق تعاون

2-7- پرداخت ورودیه و حق عضویت اتاق مشترک

3-7-پذیرش مفاد این اساسنامه و مقررات اتاق ایران

ماده 8- اشخاص حقيقي يا حقوقي غیر مقیم مشروط بر اینکه از همتای خارجی اتاق مشترک، مستقر در کشور مقابل یا در صورت فقدان و یا عدم دسترسی به آن از یکی از اتاق های بازرگانی کشور مقابل، معرفی نامه اخذ و پس از تایید سفارت جمهوری اسلامی ایران در کشور .......و یا سفارت کشور ...... در ایران ارایه نمایند می­توانند به عضویت اتاق مشترک درآیند.

ماده 9- شخصیت­هایی که در تحقق اهداف اتاق و پیشرفت مناسبات اقتصادی ایران و کشور مقابل خدمات فوق‌العاده‌ای انجام داده اند و یا می‌توانند در آینده منشاء خدمات ارزنده‌ای در این مورد باشند، به عضویت افتخاری اتاق دعوت می‌شوند.

ماده 10-اعضای افتخاری بنا به پیشنهاد یکی از اعضای هیأت مدیره و با تصویب هیأت مدیره به عضویت پذیرفته می‌شوند. اعضای افتخاری دارای حق رأی نیستند، اما حق اظهارنظر مشورتی دارند و از پرداخت حق عضویت معاف می‌باشند.

ماده 11-كليه اعضاي عادي داراي حقوق و وظايف يكسان هستند و حق عضويت سالانه خود را در زمان صدور یا تمديد کارت عضویت پرداخت مي­نمايند.

ماده 12-هيات مديره مي­تواند به علل زير به عضويت هریک از اعضاء خاتمه دهد­:

1-12- عدم تمديد عضويتو خودداری عضو از پرداخت حق عضويت در موعد مقرر پس از دوبار اخطار كتبي که به فاصله 10 روز از طریق دبیرخانه اتاق مشترک باید انجام گیرد.

2-12- عدم رعايت مقررات اساسنامه و مصوبات مجامع عمومي.

3-12- عدم تمديد عضويت در اتاق های سراسر کشور.

ماده 13 - در صورت فوت، حجر، محرومیت از حقوق اجتماعي، محرومیت از عضویت اتاق ایران، تعليق يا ابطال عضويت يا كارت بازرگاني، ورشکستگی، انحلال شخص حقوقی، عضويت در اتاق مشترك نيز خاتمه مي­يابد.

ماده 14- در صورت خاتمه عضويت حق عضويت پرداخت شده مسترد نمي­گردد.

بخش چهارم – ارکان اتاق مشترک

ماده 15- ارکان اتاق مشترک عبارتند از:

-  مجمع عمومی

-  هیئت مدیره

-  بازرسان

ماده 16 - مجمع عمومي اتاق مشترك به صورت عادي يا فوق­العاده تشكيل می شود.

ماده 17- نحوه برگزاری مجامع عمومی عادی به ترتیب ذیل می باشد:

1-17- مجمع عمومي عادي حداقل سالي يكبار ظرف مدت چهار ماه پس از پايان سال مالي تشکیل می­شود. مجمع عمومی عادی در صورت لزوم بطور فوق­العاده تشكيل مي­شود که در این صورت مجمع عمومی عادی به طور فوق­العاده نامیده می­شود­.

2-17- حداقل بیست روز و حداکثر چهل روز قبل از تشکیل هر مجمع، دستور کار مجمع، محل، تاريخ و ساعت تشكيل جلسه مجمع باید به طرق ذیل اطلاع رسانی شود:

1-2-17- چاپ آگهی در  روزنامه کثیرالانتشار مصوب مجمع عمومی.

2-2-17- قراردادن آگهی بر روی وب سایت اتاق مشترک.

3-2-17- ارسال درخواست درج آگهی بر روی وب سایت اتاق ایران به امور بین الملل.

3-17- مجمع عمومی عادی با حضور حداقل نصف بعلاوه یک اعضای عادی رسمیت می یابد. چنانچه در نوبت اول حد نصاب لازم برای رسمیت مجمع تحقق نیابد، مجمع عمومی نوبت دوم حداقل  بیست روز و حداکثر 40 روز بعد از تاریخ مجمع اول با هر تعداد عضو که حضور یابند رسمیت خواهد داشت.  تشریفات اطلاع رسانی نوبت دوّم مشابه نوبت اول می باشد.

4-17- تصمیمات مجمع عمومی عادی با "اکثریت نسبی" آراء حاضر معتبر و نافذ است. در مجمع عمومی عادی که استماع گزارش عملکرد هیئت مدیره و گزارش بازرسی و حسابرسی مالی در دستور کار مجمع باشد، هیئت مدیره موظف است نسخه مکتوب گزارش های مذکور را قبل از شروع مجمع در اختیار نماینده امور بین الملل و  هر یک از اعضای خود  که درخواست نمایند قرار دهد. 

5-17- مجمع عمومي را هيات­رئيسه­اي مركب از يك رئيس و دو ناظر و يك منشي كه توسط مجمع انتخاب خواهد شد اداره مي­نمايد. مجمع مي­تواند منشي را از بين اشخاص خارج از اعضاي اتاق مشترك انتخاب نمايد. منشی صورت مذاکرات و تصمیمات را تنظیم و به امضای هیت رئیسه مجمع و ناظران اتاق ایران خواهند رساند.

6-17- چنانچه انتخابات هیئت مدیره در دستور کار مجمع عمومی عادی باشد:

1-6-17-  نامزدهای هیئت مدیره امکان نامزدی به عنوان رئیس یا نظار مجمع را نخواهند داشت.

2-6-17- صرفاً آن دسته از اعضاء عادی که حداقل سه ماه از عضویتشان در اتاق سپری شده باشد از

حق رای برخوردار می باشند.

3-6-17- صرفاً آن دسته از اعضاء که حداقل یکسال از عضویتشان در اتاق سپری شده باشد امکان

نامزدی برای هیئت مدیره خواهند داشت.

4-6-17- مرجع رسیدگی و بررسی کلیه شکایات و اختلافات اتاق­های مشترک کمیته­ای متشکل از نماینده امور حقوقی، نماینده امور بین­الملل و یک نفر از اعضای هیات رییسه اتاق ایران و یا یکی از روسای اتاق­های مشترک به معرفی رییس اتاق ایران خواهد بود.

تبصره1- درخصوص شکایات مربوط به نحوه برگزاری مجامع و انتخابات و رسیدگی به شکایات مشروط به ثبت شکایت ظرف سه روز از تاریخ برگزاری مجمع در دبیرخانه مرکزی اتاق ایران می­باشد.

تبصره2- در صورت اعتراض، ظرف مدت یک­ماه مطابق بند(ج) ماده(9) قانون اتاق ایران مراتب توسط شورای عالی نظارت قابل رسیدگی است.

ماده 18- وظایف  مجمع عمومي عادي شامل موارد ذیل می باشد:

1-18- استماع و بررسی گزارش هیئت مدیره و گزارش بازرس درباره فعالیت های اتاق مشترک در سال قبل و بررسی ترازنامه و تصویب آن.

2-18- بررسی و تصویب بودجه سالانه.

3-18- انتخاب اعضاي هيات مديره از ميان اعضاي عادی اتاق مشترك.

4-18- انتخاب بازرس اصلی و بازرس علی البدل

5-18- انتخاب روزنامه كثيرالانتشار

6-18- تعیین ورودیه و حق عضویت سالانه اعضاء

7-18- بررسي و اتخاذ تصميم در موارد ديگري كه در صلاحيت مجمع عمومي عادي است.

ماده 19- نحوه برگزاری مجمع عمومی فوق العاده به ترتیب ذیل می باشد:

1-19- دعوت مجمع عمومی فوق­العاده بترتيبي كه در مورد مجامع عادي مقرر است خواهد بود. عنوان مجمع فوق­العاده بایستی در آگهی­ها درج گردد.

2-19- مجمع عمومي فوق­العاده در صورتي رسميت خواهد داشت كه حداقل نصف بعلاوه یک اعضاء عادی اتاق مشترك در مجمع حضور داشته باشند و تصمیمات آن در صورتی معتبر خواهد بود که لااقل به تصویب دو سوم اعضاء حاضر در جلسه برسد.

3-19- در صورت به حد نصاب نرسیدن مجمع عمومی فوق العاده نوبت اول، مجمع نوبت دوم با رعایت تشریفات دعوت نوبت اول با حضور یک سوم اعضاء رسمیت می یابدو تصیمات با تصویب حداقل دوسوم اعضاء عادی حاضر در جلسه معتبر می­باشد. 

 ماده 20-  وظایف مجمع عمومي فوق­العاده به ترتیب ذیل می باشد:

1-20- اصلاح و تغيير اساسنامه با رعایت ماده(39) آیین­نامه تشکیل و نظارت بر اتاق­ها و کمیته­های مشترک بازرگانی.

تبصره:  اعمال تغییرات در اساسنامه اتاق مشترک بدواً مستلزم هماهنگی با امور حقوقی می باشد.  بدیهی است اتاق ایران می تواند از ثبت تغییرات اساسنامه که خلاف توافق اولیه باشد اجتناب نماید.

 2-20- اتخاذ تصميم نسبت به انحلال اتاق مشترك و انتخاب هيات تصفیه با تایید اتاق ایران.

ماده 21- ضوابط عمومی حاکم بر مجامع عادی و فوق­العاده به شرح ذیل می­باشد:

1-21-  مجامع عمومي عادي و فوق­العاده بنا به تصميم هيات مدیره و يا به درخواست حداقل يك پنجم اعضاي دارنده حق راي اتاق مشترك و یا به درخواست بازرس و يا به درخواست و دعوت اتاق ايران طبق ضوابط این اساسنامه تشکیل می­شود­.

ماده22- مصوبات مجامع عمومی و تصمیمات هیات مدیره جهت ثبت و انتشار در روزنامه رسمی در اختیار امور بین الملل اتاق ایران قرار می گیرد.

ماده 23- دبیرخانه اتاق مشترک موظف است فهرست اعضاء معتبر را حداکثر یک هفته قبل از برگزاری مجامع به امور بین الملل اتاق ایران اعلام نماید.

ماده 24-حضور در مجامع عمومی اتاق های مشترک اصالتاٌ ویا صرفاً با وکالت رسمی مجاز است. در خصوص اعضای حقوقی اتاقهای مشترک، هرشخص می­تواند با ارایه معرفی­نامه رسمی شرکت(برروی سربرگ شرکت، ممضی به امضاء صاحبان امضاء مجاز و ممهور به مهر شرکت) در مجمع حضور یابد.

تبصره: هر شخص می­تواند وکالت رسمی(2) عضو حقیقی و یا نمایندگی (2) شخص حقوقی جهت حضور در مجامع عمومی را عهده­دار باشد.

1-24- در صورتی که در مجمع عمومی عادی سالیانه یا مجمع عمومی عادی بطور فوق­العاده عملکرد هیات مدیره یا صورت­های مالی به تصویب مجمع نرسد، هیات مدیره مکلف است ظرف مدت یک­ماه نسبت به برطرف کردن ایرادات اقدام و به مجمع گزارش نماید. در صورت عدم تایید مجدد صورت­های مالی و عملکرد هیات مدیره از سوی مجمع ، مجمع عمومی می­تواند به طور فوق­العاده با دستور انتخابات هیات مدیره برگزار می­شود.

تبصره: در مجامع عمومی عادی که متضمن دستور کار انتخابات هیات مدیره می­باشد. مجمع مذکور می­توانند مشروط به موافقت نصف به علاوه یک اعضای حاضر تا سقف(50) درصد کرسی­های هیات مدیره را به داوطلبین خارجی هیات مدیره اختصاص دهد.

بخش پنجم - هيات مديره

ماده25- اتاق مشترك به وسيله هيأت مديره­اي مركب از ... نفر عضو اصلي و دو نفر عضو علي­البدل كه به وسيله مجمع عمومي عادي از بين اعضاء براي مدت ... انتخاب مي­شوند اداره خواهد شد.

ماده 26- داوطلب عضويت در هيأت مديره موظف است حداقل ده روز قبل از تشكيل مجمع عمومی درخواست كتبي خود را همراه با مدارك موردنياز به اتاق مشترك تسليم نمايد.

ماده 27- احراز شرایط نامزدها طبق موازین این اساسنامه توسط کمیته ای مرکب از نماینده هیئت مدیره اتاق مشترک و نمایندگان اتاق ایران(امور بین الملل و امور حقوقی) حداقل یک هفته مانده به مجمع عمومی در اتاق ایران تشکیل و نتیجه از طریق اتاق مشترک اطلاع رسانی می گردد.

ماده28- نامزدهای عضويت در هيأت مديره بايد اصالتاً و یا وکالتاً(با وکالت نامه رسمی مبنی بر اجازه قبول نامزدی توسط وکیل) در مجمع حضور یابند.

ماده 29- شخص حقوقی نمی تواند در طول دوره تصدی هیأت مدیره عضو دیگری از هیأت مدیره یا مدیرعامل را جایگزین فرد معرفی شده نماید. در صورت خروج فرد منتخب از هیأت مدیره یا مدیریت عامل شخص حقوقی، عضو علی البدل هیأت مدیره اتاق مشترک جایگزین خواهد گردید.

ماده 30- در صورت استعفاء و يا فوت و يا عزل نصف به اضافه يك اعضاي اصلی هيأت مديره، انتخابات هيأت مديره از طریق برگزاری مجمع عمومی تجديد خواهد شد.

ماده 31- در صورتیکه یک یا چند نفر از اعضای هیأت مدیره استعفا و یا فوت نمایند یا چنانچه قادر به انجام وظایف خود نباشند، جانشین آنها از میان اعضای علی‌البدل در هیأت مدیره تعیین و برای سمت اعضا مجدداً در هیأت مدیره رأی گیری بعمل خواهد امد.

ماده 32- هيأت مديره در اولين جلسه­اي كه حداكثر ظرف يك هفته بعد از قطعي شدن انتخاب آنها تشكيل
مي­شود از بين خود يك نفر را به عنوان رئيس هیئت مدیره و دونفر را به عنوان نواب رئيس و یک نفر را به عنوان خزانه­دار انتخاب خواهد نمود.

1-32-هرشخص با رعایت مفاد اساسنامه فقط می­تواند حداکثر ریاست هیات مدیره یک اتاق مشترک را
عهده­دار باشد.

ماده 33- اداره جلسات هيأت مديره با رئيس هيأت مديره و در غياب او با نواب رئيس است در صورت غيبت رئيس و نواب رئيس، ساير اعضاي هيأت مديره يك نفر از اعضاي حاضر در جلسه را تعيين مي­نمايند تا وظايف رئيس را در ارتباط با اداره جلسه انجام دهد.

ماده 34 - حضور بازرس در جلسات هيأت مديره بدون حق رأي می باشد.

ماده 35- حضور و انجام وظيفه و اعلام رأي در هيأت مديره قائم به شخص اعضاي حقيقي و نمايندگان اشخاص حقوقي عضو هيأت مديره مي­باشد و قابل تفويض به غير نمي­باشد.

ماده 36- وظايف هيأت مديره: هيأت مديره نماينده قانوني اتاق مشترك است و از كليه اختيارات قانوني جهت اداره امور اتاق مشترك برخورداراست. اهم وظايف و اختيارات هيأت مديره به شرح زير است­:

1-36- پذیرش اعضاي  جديد  اتاق مشترك و پایان دادن به عضويت اعضاء صرفاً با رعايت مفاد اساسنامه.

2-36- تهيه گزارش درباره فعاليت­هاي اتاق مشترك و تسليم آن به مجامع عمومي و اتاق ايران.

3-36- تعيين دبیر اتاق مشترک.

4-36- تهيه ترازنامه و برآورد بودجه ساليانه و پيشنهاد آن به مجمع عمومي اتاق مشترک همراه گزارش حسابرسي بازرس كه بايد حداقل يك هفته قبل از تشكيل  مجمع در دسترس اعضاي اتاق مشترک قرار گيرد.

5-36- ایجاد كميسيون­هاي مورد احتياج اتاق مشترك و انتخاب اعضاي هر يك و تعيين وظايف اختيارات هر كميسيونو انتخاب مشاوران بر حسب ضرورت­.

6-36- طرح  هرگونه دعوي و درخواست در مراجع ذيصلاح قضائي و اداري و انتظامي، دفاع در برابر هر گونه دعوي عليه اتاق مشترك در كليه مراحل  رسيدگي و با اختيار تام رأساً يا با انتخاب وكيل و يا وكلاي دادگستري با حق تفويض تمام و يا قسمتي از اختيارات  مطروحه در مواد 62 و  63 قانون آيين دادرسي مدني به وكلاي منتخب و عنداللزوم عزل وكلاي موصوف.

7-36- ارجاع اختلافات اعضاي هيأت مديره و اعضا با اتاق مشترك به حكميت اتاق ايران

8-36-ارجاع دعاوی اتاق مشترک به داوری تعيين داور، صلح حقوق، هبه و گزارش اقدامات فوق به بازرسان.

9-36- افتتاح هر نوع حساب بانكي اعم از جاري و پس انداز و ثابت در بانك­ها و عنداللزوم اخذ تسهيلات بانكي و عقد قراردادها شامل صلح، هبه و رهن.

10-36- دريافت اعتبار و قبول كمك­هاي بلاعوض.

11-36-تدوین سیاست­ها و برنامه­های کلان اتاق مشترک و نظارت بر حسن اجرای آنها.

12-36- تعیین نحوه امضاء اسناد و اوراق تعهد آور و انتخاب صاحبان امضای مجاز

13-36-  انجام سایر اموری که وفق موازین این اساسنامه و آیین نامه نحوه تشکیل و نظارت اتاق ها و
کمیته­های مشترک می تواند توسط هیئت مدیره انجام شود.

تبصره:  هیئت مدیره می تواند بخشی از وظایف خود را به دبیر اتاق تفویض نماید.

ماده 37- جلسات هيات مديره حداقل يك بار در ماه طبق دعوت كتبي رئيس هيات مديره تشكيل مي­شود.

ماده 38- جلسات هيات مديره با حضور اكثريت اعضا رسميت خواهد داشت و تصميمات با اكثريت آراء حاضران اتخاذ مي­شود. در صورت تساوي آراء نظر طرفي كه رييس هيات مديره در آن است، ملاك عمل قرار  خواهد گرفت.

ماده 39- در صورت غیبت غیر موجه هر کدام از اعضاء اصلی در 3 جلسه بطور متوالی یا 5 جلسه بطور متناوب وي مستعفي از عضويت در هيأت مديره شناخته مي­شود. غیر موجه بودن عدم حضور در جلسه هیات مدیره، باید به تصویب هیئت مدیره اتاق مشترک برسد.

بخش ششم - بازرسان

ماده 40- مجمع عمومي عادي سالانه  براي هر  سال مالي از میان اعضای اتاق مشترک یک نفر را بعنوان بازرس اصلي و یک نفر  بازرس علي­البدل انتخاب مي­نمايد.

ماده41-  بازرس اتاق مشترک موظف است کلیه  اقدامات  و عمليات مالي اتاق مشترك را بررسی و  حداكثر سي روز  بعد از پايان سال مالي جهت طرح و تصويب در مجمع عمومی عادي سالانه به هيات مديره تسليم
مي­كند­.هیات مدیره و دبیر اتاق مشترک موظف است اسناد و مدارک مربوطه را در اختیار بازرس قرار دهد.

ماده 42- چنانچه اعضای اتاق به صد نفر یا بیشتر برسد اتاق مشترک موظف به انتخاب بازرس و حسابرس عضو جامعه حسابداران رسمی خواهد بود. بازرس و حسابرس رسمی مزبور هر ساله با تصویب مجمع عمومی انتخاب می گردد. بازرس موظف است علاوه بر ارائه گزارش حسابرسی مالی، نسبت به بررسی مصوبات و عملکرد هیأت مدیره و ارائه گزارش انطباق آن با اساسنامه اتاق مشترک مربوطه و همچنین ضوابط ابلاغی اتاق ایران اقدام نماید.

بخش هفتم - دبيرخانه

ماده 43- دبير اتاق مشترک عهده­دار کلیه امور اداري و مالی در حدود مصوبات هيات مديره است و سرپرستي دبیرخانه را برعهده دارد وكليه مكاتبات اتاق مشترك از طريق دبيرخانه به عمل مي­آيد.

ماده 44- دبیر به پیشنهاد رییس هیات مدیره  و تصويب هيات مديره نصب و عزل مي­گردد­. دبیر مجری مصوبات هیات مدیره است و زیر نظر رییس اتاق مشترک فعالیت می­کند.

ماده 45 – اهم وظایف و اختیارات دبیر به شرح ذیل می باشد:

1-45- تشكيل دبيرخانه و اداره امور آن.

2-45- استخدام و اخراج كاركنان دبيرخانه با تایید رئیس هیئت مدیره اتاق مشترک.

3-45- انجام وظيفه به عنوان دبير در جلسه  هيات مديره و تهيه صورتجلسات مربوطه.

4-45- تنظیم گزارش های خبری و تحلیلی به منظور آگاه سازی هیئت مدیره از آخرین وضعیت مناسبات

اقتصادی دو کشور.

5-45- برقراری ارتباط با سایر تشکل ها و ارگان های دولتی.

6-45- سازماندهی و برگزاری به موقع مجامع عمومی و جلسات هیئت مدیره.

بخش هشتم – امور مالی اتاق مشترک

ماده 46- اتاق مشترك براي انجام وظايف مربوط هزينه­هاي خود را از منابع زير تامين مي­كند­:

1-46- ورودیه اعضاء جدید.

2-46-حق عضويت سالانه اعضا.

3-46- دريافت اعتبار و قبول كمك­هاي بلاعوض.

4-46- وجوهي كه بابت ارائه خدمات دريافت مي­دارد­.

5-46- درآمد حاصل از تشکیل نمایشگاه­ها و سمینارها و فعالیت­های ترویجی و آموزشی و انتشاراتی مرتبط با اهداف اتاق مشترک و در چارچوب اساسنامه.

ماده 47- سال مالي اتاق مشترك يك دوره دوازده ماهه است كه از... سال شروع و در ....  خاتمه مي­يابد­. اولين سال مالي از تاريخ تشكيل اتاق مشترک شروع و در .... سال خاتمه مي­يابد­.

بخش نهم – خاتمه فعالیت یا انحلال اتاق مشترک

ماده48- فعالیت اتاق مشترک بنا به تصویب مجمع عمومی فوق العاده و موافقت اتاق ایران و نیز بنابه تصویب اتاق ایران خاتمه می یابد و انحلال آن اعلام می گردد.

ماده 49– با اتخاذ تصمیم در باره انحلال، مجمع عمومی فوق العاده هیاتی مرکب از دو عضو هیات مدیره اتاق مشترک و یک عضو ناظر از امور حقوقی اتاق ایران انتخاب و به آنان ماموریت خواهد داد که به تصفیه امور اتاق مشترک بپردازند. هر گونه مازاد دارایی که ممکن است پس از تصفیه دیون و مطالبات باقی بماند، متعلق به اتاق ایران خواهد بود. در صورت استنکاف مجمع از انتخاب هیات تصفیه ، اتاق ایران راساً هیات مزبور را تعیین می­نماید.

ماده50- اساسنامه حاضر به ضمیمه آيين­نامه تشکیل و نظارت اتاق­هاي مشترك بازرگاني در جلسه مورخ 20/4/1397 شورای عالی نظارت بر اتاق ایران مورد بازنگری و اصلاح قرار گرفت و براي كليه اتاق­هاي مشترك از تاريخ تصويب در مجمع عمومی فوق العاده لازم الاجرا مي­باشد.الف-9/5-ویرنشان پوشه اساسنامه